葉如凡 | 口語表達訓練師
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遠端工作,提升溝通效率的3個方法!

3/27/2020

1 評論

 
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新型冠狀病毒疫情來襲,有許多企業組織開始推行「遠端工作」的防疫措施;而遠端工作最大的特色,就是需要應用電腦、電話等通訊設備及軟體,取代面對面的溝通與討論。
 
這陣子常有同學提問:「遠端通訊有什麼需要注意的溝通技巧呢?」
 
以下整理了3個撇步,是我們都可以做的準備,幫助自己及團隊提升溝通效率,降低誤會的風險,一起來看看:
​​
1. 使用通訊軟體打字,「完整輸入內容再送出」取代「一句一句分次送出訊息」:
(內文有範例圖示)
​手機通訊app已經是我們日常生活中習慣的溝通方式,平時和親友你一言、我一句的說笑,也成為我們打字輸入內容的習慣。
 
但是,在職場上使用通訊app溝通辦公時,還是建議將想表達的訊息,完整打字輸入後再送出,以免因為與對方有打字時間差,而產生溝通誤會,不只沒有溝通效率,也會減損個人在職場上的專業形象。
 
以下圖舉例,一樣是回應主管會提前繳交KPI資料的內容,左圖是一句一句分次打字送出訊息,右圖則是完整輸入內容後再送出訊息。

左圖便容易因為打字時間差的關係,讓對方產生誤解;而右圖較能清楚表達,完成溝通目的也提升溝通效率。
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因此,建議使用通訊軟體辦公時,將分句打字輸入的習慣,調整成完整輸入內容後再送出訊息。

 
2. 遠端會議前,先準備溝通資料:

電話會議(Conference Call)是常見的遠端會議方式,但若只靠聽覺,很容易因為語言咬字、說話速度等因素,遺漏了溝通的關鍵訊息,或是產生誤解。
 
因此,建議可先將會議大綱、相關資料彙整成簡報投影片,在電話會議之前,提供給與會者詳讀,幫助團隊事前聚焦。

而在會議過程中,也可以讓與會者看著同一份文本討論;並利用這份文本,明確地引導會議流程進行,確認與會者是否跟上討論進度,也較容易促成共識。

 

3. 遠端會議後,寄出會議結論Email:

在會議討論的過程中,便要記錄每一個議程的重點結論;會議結束後,彙整結論內容,Email給所有與會者,請大家回覆確認。
 
如此一來,可讓與會者確認自己提出的建議是否有被採納、或是否有被曲解;也能讓大家在會議後再次確認團隊共識。

更重要的是,藉由Email書面文字的回覆確認,也象徵著與會者對這份會議結論的「畫押認證」,有助於建立會議結論的權威性,並依結論執行專案,推動專案進度,提升工作效率。
 
​
祝福大家在遠端工作的過程都順利圓滿,也能適應不同的溝通方式,調整自己的溝通習慣,提升溝通效率、建立專業的職場形象!
 
— — --
正在看這篇文章的你,在生活或職場中曾遇過什麼溝通難題呢?
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1 評論
Jeremy Hernandez link
10/7/2022 21:44:18

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    作者 - 葉如凡

    溝通策略顧問
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