遠端工作，提升溝通效率的3個方法！

新型冠狀病毒疫情來襲，有許多企業組織開始推行「遠端工作」的防疫措施；而遠端工作最大的特色，就是需要應用電腦、電話等通訊設備及軟體，取代面對面的溝通與討論。
 
這陣子常有同學提問：「遠端通訊有什麼需要注意的溝通技巧呢？」
 
以下整理了3個撇步，是我們都可以做的準備，幫助自己及團隊提升溝通效率，降低誤會的風險，一起來看看：
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1. 使用通訊軟體打字，「完整輸入內容再送出」取代「一句一句分次送出訊息」：
(內文有範例圖示)

​手機通訊app已經是我們日常生活中習慣的溝通方式，平時和親友你一言、我一句的說笑，也成為我們打字輸入內容的習慣。
 
但是，在職場上使用通訊app溝通辦公時，還是建議將想表達的訊息，完整打字輸入後再送出，以免因為與對方有打字時間差，而產生溝通誤會，不只沒有溝通效率，也會減損個人在職場上的專業形象。
 
以下圖舉例，一樣是回應主管會提前繳交KPI資料的內容，左圖是一句一句分次打字送出訊息，右圖則是完整輸入內容後再送出訊息。

左圖便容易因為打字時間差的關係，讓對方產生誤解；而右圖較能清楚表達，完成溝通目的也提升溝通效率。

因此，建議使用通訊軟體辦公時，將分句打字輸入的習慣，調整成完整輸入內容後再送出訊息。

 
2. 遠端會議前，先準備溝通資料：

電話會議(Conference Call)是常見的遠端會議方式，但若只靠聽覺，很容易因為語言咬字、說話速度等因素，遺漏了溝通的關鍵訊息，或是產生誤解。
 
因此，建議可先將會議大綱、相關資料彙整成簡報投影片，在電話會議之前，提供給與會者詳讀，幫助團隊事前聚焦。

而在會議過程中，也可以讓與會者看著同一份文本討論；並利用這份文本，明確地引導會議流程進行，確認與會者是否跟上討論進度，也較容易促成共識。
 

3. 遠端會議後，寄出會議結論Email：

在會議討論的過程中，便要記錄每一個議程的重點結論；會議結束後，彙整結論內容，Email給所有與會者，請大家回覆確認。
 
如此一來，可讓與會者確認自己提出的建議是否有被採納、或是否有被曲解；也能讓大家在會議後再次確認團隊共識。

更重要的是，藉由Email書面文字的回覆確認，也象徵著與會者對這份會議結論的「畫押認證」，有助於建立會議結論的權威性，並依結論執行專案，推動專案進度，提升工作效率。
 
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祝福大家在遠端工作的過程都順利圓滿，也能適應不同的溝通方式，調整自己的溝通習慣，提升溝通效率、建立專業的職場形象！
 
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正在看這篇文章的你，在生活或職場中曾遇過什麼溝通難題呢？
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