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PM溝通策略:2個心法+3個誘因+4個行動!(上)

7/31/2020

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圖片來源:illustAC
「專案管理」(Project Management, PM)是我們在職場上常聽到的職務技能。由美國專案管理學會推出的國際專案管理師證照(Project Management Professional, PMP),也被許多企業組織承認與接受:員工若考取PMP證照,相當於掌握專案管理的基礎專業,如:時間管理、成本與品質管理、人力資源管理、風險管理等相關知識。有些企業組織更會以「是否具有專案管理能力」,來評估面試者/員工是否適任/適合晉升專案經理(Project Manager)或產品經理(Product Manager)的職務角色。
​其實,無論職銜是不是與「專案管理」有關,我們在職場上,或多或少都會經歷「專案管理」的工作實務,例如:財務人員會遇到報帳系統軟體更新的專案、資訊人員會遇到全公司資安管理升級的專案、企劃人員會遇到各式各樣新的產品/活動/宣傳等專案、化學化工人員會遇到製程管理的專案等。
這麼多不同專業的專案,當我們身為管理或協助管理的角色時,要面對的不只是專業知識與技術;更多時候,我們要處理的是複雜的人際關係與協調溝通。接下來的系列文章要從PM角色出發,分為三篇談談溝通策略的「2個心法」+「3個誘因」+「4個行動」,一起來看看吧~
PM溝通心法:「居中協調的角色認知」+「接受不同意見的勇氣」
管理專案需要確認各個階段、各個程序細節是否都在預設的進度之中,並掌握結案時程。參與專案的夥伴,可能來自多元的團隊:研發、資訊、供應鏈、法務、業務…等不同部門,每個部門角色都有各自的專業與技術考量;若要讓團隊更有效率地互相配合,PM不能將自己只當作是一位傳話者,而是要積極地擔任「居中協調」的角色,在執行專案的過程中,引導團隊合作。
有同學問到:「老師,可是PM就是目標導向呀,比起循序溝通引導他人,監督與完成專案成果,才是我們最大的使命,不是嗎?」
順利完成專案是我們身為管理者的目標,為了達成這個目標,我們會去尋找不同的解決方案:單方面要求與監督他人配合執行,是一種方法;而試著設法讓專案目標,也成為他人的工作目標,透過溝通,建立「共同合作」的基礎和信任度,促進大家積極合作的心態與行動,也是一種方法!
​當不同部門的需求與意見不一致,選擇「共同合作」的方法,我們需要的只是多一點「勇氣」:勇敢並直觀地接受「因為角度與立場的不同,所以意見會不一樣」這件事情。因此,在面對拒絕或是不配合時,先不要太快感到沮喪,因為這些都是正常(而且通常是必經)的過程。
​一旦有勇氣廣納各方的不同意見,我們便能靜下心來找出策略,不再只是把自己當作各部門單位之間的傳聲筒,而是更積極地參與,為不同部門在執行專案的過程中遇到的難題,居中協調、協助找出解決方案。而在積極幫助各部門解決問題的同時,我們也更能有效地推動專案進度唷!

​→下一篇:看看PM的3個溝通誘因策略
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    作者 - 葉如凡

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