PM溝通策略：2個心法+3個誘因策略+4個行動！(下)

圖片來源：illustAC

​前二篇文章討論到2個心法(點擊看文章)與3個誘因(點擊看文章)，這篇要來談談實際的4個溝通行動(附案例解析)：

PM溝通行動：「請教」+「傾聽」+「邀請討論」+「合力解決」

當我們觀察到合作對象聽到本專案的態度，是有點防衛/抗拒/逃避的感覺時，我們可以做的第一個行動就是「請教」：表明我們的誠意，並請對方提出他的顧慮、或是配合專案會遇到的難處。

而對方的難處總是各式各樣、超乎我們想像，有可能是心理負擔、時間安排，也有可能是技術限制的考量等等。無論是哪一種，當對方願意吐露一點線索時，我們第二個行動，就是「積極傾聽」；接著，第三步，和對方「一起討論可以怎麼做」；第四步，主動擔任協助的角色，一起「解決問題」。以下舉二個例子和大家來解題：

案例一 – 消除對方的心理負擔

某行銷專案需要資訊部門配合程式開發與串接，初步向資訊部長官提出合作邀請時，長官只簡短地說了一句「時間內做不到耶」。
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身為本專案的PM，我們可以怎麼做，才能提高資訊部門長官的合作意願呢？

​「1.請教」+「2.傾聽」：主動關心並請教這位長官的難處，聊聊後發現，其實他對參與專案的顧慮，是擔心為了配合這個專案，會需要要求資訊部同仁加班，但他不知道要怎麼開這個口，怕被同仁們討厭。

「3.討論」+「4.解決」：身為PM，一個專案推動者的角色，我們可以和這位長官討論，是否由我們親自向同仁們說明專案，主動促使資訊部同仁對本專案的認同，讓同仁們也產出合作動機(使用誘因溝通策略)，甚至可以一起討論出不用加班也能配合專案的可能方法，讓資訊部的長官不用獨自扮演黑臉要求大家加班。

一旦這位長官心中顧慮的坎過了，對專案合作的配合度自然就會提高了。

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案例二 – 克服執行困難

我方是專職協助客戶申請專利的公司，但客戶對於申請專利的認知與想像與實務上有落差，我方的專利工程師看到客戶的想法，只冷冷說了一句「天馬行空」。
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身為業務人員的我們，為了促使本案成交，要如何向專利工程師溝通？？

「1.請教」+「2.傾聽」：向專利工程師請教：客戶的想法與實務上執行的落差可分為哪些具體項目？在與工程師請教之前，可事前先為客戶的意見分類：是法規面不適用？是申請時間不符？還是競爭者已有專利先例？再請工程師協助補充專業意見，積極聆聽並仔細記錄。

「3.討論」+「4.解決」：針對工程師所談論的具體落差項目，進一步討論如何幫助客戶達成目標。

如果客戶要求的A++方案，在現階段來說，只能做到A+的成果，那麼我們或許可以從另一個角度，為客戶設立短、中、長期目標。

短期目標先做到A+的成果，至於客戶主張A++的成效，則可列入中長期規劃，再另外啟動一專案來執行、補足現階段的落差項目。

​這樣一來，不僅可展現我們要幫客戶解決現階段問題的專業與誠意，也為了未來長期合作的業務可能性鋪路。

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透過「2個心法+3個誘因溝通策略+4個行動」的練習與應用，在管理專案進度、多方協調的過程中，我們也能展現良好的溝通情商以及解決問題的能力，這些都將累積成職涯中不可或缺的實力，當然，也會提高在職場的口碑與關注度。

下一次，當手上又要啟動新的專案時，如果發現團隊溝通的效率提高了，願意配合的夥伴也愈來愈多了，恭喜你，你已經建立出屬於自己的PM專業形象與魅力！

​祝福大家從心法開始，培養專案管理的溝通策略思維，調整自己的說話習慣，提升溝通效率、建立專業的職場形象，成為更好的自己！

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正在看這篇文章的你，在生活或職場中曾遇過什麼溝通難題呢？
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