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PM溝通策略:2個心法+3個誘因策略+4個行動!(下)

8/17/2020

3 評論

 
圖片
圖片來源:illustAC
​前二篇文章討論到2個心法(點擊看文章)與3個誘因(點擊看文章),這篇要來談談實際的4個溝通行動(附案例解析):
PM溝通行動:「請教」+「傾聽」+「邀請討論」+「合力解決」
當我們觀察到合作對象聽到本專案的態度,是有點防衛/抗拒/逃避的感覺時,我們可以做的第一個行動就是「請教」:表明我們的誠意,並請對方提出他的顧慮、或是配合專案會遇到的難處。
而對方的難處總是各式各樣、超乎我們想像,有可能是心理負擔、時間安排,也有可能是技術限制的考量等等。無論是哪一種,當對方願意吐露一點線索時,我們第二個行動,就是「積極傾聽」;接著,第三步,和對方「一起討論可以怎麼做」;第四步,主動擔任協助的角色,一起「解決問題」。以下舉二個例子和大家來解題:
案例一 – 消除對方的心理負擔
某行銷專案需要資訊部門配合程式開發與串接,初步向資訊部長官提出合作邀請時,長官只簡短地說了一句「時間內做不到耶」。
​
身為本專案的PM,我們可以怎麼做,才能提高資訊部門長官的合作意願呢?
​「1.請教」+「2.傾聽」:主動關心並請教這位長官的難處,聊聊後發現,其實他對參與專案的顧慮,是擔心為了配合這個專案,會需要要求資訊部同仁加班,但他不知道要怎麼開這個口,怕被同仁們討厭。
「3.討論」+「4.解決」:身為PM,一個專案推動者的角色,我們可以和這位長官討論,是否由我們親自向同仁們說明專案,主動促使資訊部同仁對本專案的認同,讓同仁們也產出合作動機(使用誘因溝通策略),甚至可以一起討論出不用加班也能配合專案的可能方法,讓資訊部的長官不用獨自扮演黑臉要求大家加班。

一旦這位長官心中顧慮的坎過了,對專案合作的配合度自然就會提高了。
‧‧‧
案例二 – 克服執行困難
我方是專職協助客戶申請專利的公司,但客戶對於申請專利的認知與想像與實務上有落差,我方的專利工程師看到客戶的想法,只冷冷說了一句「天馬行空」。
​
身為業務人員的我們,為了促使本案成交,要如何向專利工程師溝通??
「1.請教」+「2.傾聽」:向專利工程師請教:客戶的想法與實務上執行的落差可分為哪些具體項目?在與工程師請教之前,可事前先為客戶的意見分類:是法規面不適用?是申請時間不符?還是競爭者已有專利先例?再請工程師協助補充專業意見,積極聆聽並仔細記錄。
「3.討論」+「4.解決」:針對工程師所談論的具體落差項目,進一步討論如何幫助客戶達成目標。

如果客戶要求的A++方案,在現階段來說,只能做到A+的成果,那麼我們或許可以從另一個角度,為客戶設立短、中、長期目標。

短期目標先做到A+的成果,至於客戶主張A++的成效,則可列入中長期規劃,再另外啟動一專案來執行、補足現階段的落差項目。

​這樣一來,不僅可展現我們要幫客戶解決現階段問題的專業與誠意,也為了未來長期合作的業務可能性鋪路。
‧‧‧
透過「2個心法+3個誘因溝通策略+4個行動」的練習與應用,在管理專案進度、多方協調的過程中,我們也能展現良好的溝通情商以及解決問題的能力,這些都將累積成職涯中不可或缺的實力,當然,也會提高在職場的口碑與關注度。
下一次,當手上又要啟動新的專案時,如果發現團隊溝通的效率提高了,願意配合的夥伴也愈來愈多了,恭喜你,你已經建立出屬於自己的PM專業形象與魅力!
​祝福大家從心法開始,培養專案管理的溝通策略思維,調整自己的說話習慣,提升溝通效率、建立專業的職場形象,成為更好的自己!
— — --
正在看這篇文章的你,在生活或職場中曾遇過什麼溝通難題呢?
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3 評論
Anthony Kent link
10/7/2022 11:50:29

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Luis Hays link
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    作者 - 葉如凡

    溝通策略顧問
    /口語表達訓練師 


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