在績效考核溝通之前,當主管們已先應用SMART原則(可參前一篇職場專欄文章)聚焦目標後,便可以試著應用一些簡單的表達技巧,透過激勵和啟發的方式,幫助員工兼顧工作目標和自我成長,一起來看看~ 🔸技巧一:用「具體明確地陳述客觀事實」取代使用抽象的主觀用詞
「工作沒有完成好」、「工作品質不佳」、「時間管理不當」…這些關於工作表現的評語其實都很抽象,究竟什麼是「好」?什麼是「佳」?什麼是「妥當」?每個人因為過去的經驗不同,對於同一件事情的要求標準也會很不一樣,這些抽象的用詞在不同對象的腦中,都有各自的主觀想像。因此,在表達時,可以試著減少抽象的主觀形容,盡量具體明確地陳述客觀事實。 例如,「工作沒有完成好」,可具體描述是以下哪一種情形: a.「沒有達到預期產出的數量」(請試著量化:還缺了多少?) b.「產出內容具體的瑕疵」(請試著量化:因為瑕疵而無法交貨給客戶,產生了多少時間成本/費用損失?) c.「沒有在期限內完成」(本來設定的期限是什麼?遲延了多久?造成多少損失?) 🔸技巧二:用「邀請行動」的正向引導,取代貶義用詞的負面評論 若是想要求同仁「調整工作態度」或「提升軟實力」,使用「可以怎麼做」的正向引導詞語,邀請對方行動,將會比使用貶義用詞評論對方,更能提升溝通效率,也能避免同仁誤會主管的評論具有個人針對性。 例如,同仁A給人的感覺很「強勢」,其他同仁都不喜與他共事,要提供同仁A建議時,可以試著用以下正向引導的表達方式,取代直接使用「強勢」這樣抽象且較為貶義的用詞: 「管理專案有主動性和想法很棒!而因為專案複雜度高,會接觸不同領域的人,『建議培養多一些耐心和策略思考』,將能更周全地理解差異,整合多方資訊,和團隊共同找到解決方案。」 🔸技巧三:提供「具體協助」,提升直屬信任度 主管針對以上期待同仁改善/優化的內容,可先準備好幫助同仁改變的方法與管道,例如:同仁若欠缺時間管理能力,可向公司申請教育訓練相關資源(課程或書籍)等安排;同仁若不善表達,可提供溝通/口語表達相關參考資料給他(歡迎關注講師葉如凡的文章或podcast~😁);同仁若是對新業務不熟悉,則可協調資深同仁輔導與交接。 同時,保留傾聽與理解的空間,鼓勵同仁說出在工作中需要協助的地方,也將有助於提升直屬之間的信任度,促進整體團隊的工作效率。 *** 當主管們在績效考核溝通時,試著提供同仁「具體的、可量化的客觀資訊」,幫助同仁清楚看到目前進度與目標的差距,並且使用「邀請行動」的正向引導技巧,提供具有建設性的具體「方法」或「管道」,協助同仁在職涯發展更上一層樓,其實也就是在幫助主管自己擴大管理者的思維和格局,提升領導力,和團隊一起進步, #幫助他人 ,就是 #成就自己 ! 更多「友善職場溝通技巧」與「團隊管理」相關主題課程,歡迎洽詢:https://www.fanfanyeh.net/questionnaire.html
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