強化職場人際溝通 工作效能UP↑

在這個通訊軟體愈趨發達、人際溝通的方法愈漸多元的時代，如何應用「溝通策略邏輯」，提升我們的「工作效率」呢？

​在這個人手一機(甚至多機)、通訊軟體愈趨發達的時代，人際溝通的方法愈來愈多元，我們每天都熟練地使用不同的工具和人溝通；但是，「工作效率」真的提升了嗎？
 
昨夜加班趕工的你，今天帶著早餐匆忙趕到辦公室，還來不及喝口水，廠商的電話、主管的臨時會議、客戶的line訊息(已讀卻來不及回)接踵而來。

更令人沮喪的是，明明都是已經講過的事情，為什麼對方就是聽、不、懂？明明昨天都說「好好好」，為什麼今天就翻盤？

​每天都深陷重複溝通的惡性循環，難怪事情都做不完…

想擺脫無止境的溝通迴圈，把時間有效應用在提升工作品質以及個人的職涯發展，你需要的是擬定「溝通策略」，強化職場人際溝通力，提升溝通效率，把話說好、把事做好！
 
聚斂溝通目的，擬定溝通策略：

​在職場中的每一段對話、每一封郵件、以及每一場討論會議都有溝通目的。

最常聽到的「溝通目的」說法有：「這份簡報是為了讓主管了解客訴案件」、「這封Email是為了請財務部的同仁告訴我如何報帳」、「這場會議是為了啟動跨部門的OO專案」…等。
 
上述關於「溝通目的」的說法都沒有錯，只是關於「目的」的想像空間太大，會讓溝通對象不知道他具體要做什麼、或是這件事情到底跟他有什麼關係；也會讓我們容易失焦、無法掌握溝通的進度與成果。
 
因此，建議在與人溝通前，先試著將「溝通目的」聚焦並具體化，以成果為導向，擬定溝通策略、找到合適的溝通方法，讓每一次的溝通都可以為我們手頭的工作帶來實質進展！
 
以上述所舉「這份簡報是為了讓主管了解客訴案件」的說法為例，這其實是許多來上簡報課學員的職場實例。在進入口語表達、臨場簡報技巧的教學之前，我會先問學員三個問題：

1.「為什麼需要讓主管了解案件？」
2.「為什麼要用簡報的方式讓主管了解？」
3.「讓主管了解案件，然後呢？」

​第1個問題，除了「因為主管是直屬上司，所以我要向他報告客訴案件來龍去脈」的回應之外，我們可以更進階地去思考：「向主管報告」的目的之一，其實是為了表現我們的工作專業，並展現職場危機處理、解決問題的能力；而其中「客訴案件如何獲得解決/改善/預防」，正也是主管最在意的重點內容。
 
而第2個問題「為什麼要用簡報的方式？」，則是因為簡報作為溝通的視覺輔助工具，可以透過標題、圖像甚至影像的方式，幫助對方了解；因此，繁雜的動畫特效並不是簡報設計的重點項目，而是應該著重思考如何將想呈現的資訊視覺化，協助對方更「有感」地理解內容。
 
至於第3個問題「主管了解案件，然後呢？」，這點我們必須換位思考：

主管仍需要對更上一層的管理層或總公司負責，甚至是對公司利害關係人(股東、消費者、員工等)負責。

因此，這份簡報、這場報告，是為了幫助主管了解案件後，可以產出「下一步行動」；而這個行動或許是他掌握全案進度之後，可以積極地向上溝通或對外溝通，協助公司渡過危機；這個行動也或許是他給予我們具體的策略指導，一起降低相似客訴案件重演的機率與風險。
 
一旦釐清上述問題，簡報的脈絡與溝通策略就會愈來愈清晰，對於簡報內容的掌握或是被主管指導的風向也較有心理準備，降低被主管「ㄉ一ㄤ」的心理焦慮，臨場簡報時的口語表達就會更有自信、更有說服力！

溝通策略重換位思考，幫助對方理解溝通目的：

前文提及的另一個溝通實例：「這封Email是為了請財務部的同仁告訴我如何報帳」。

溝通目的看似明確，就是希望這一封Email寄過去之後，透過財務部的回覆，我們能清楚理解報帳流程，不會一直被要求補送文件，或是反覆請主管蓋章審核。
 
然而，對於財務部的同仁來說，因為他們太熟悉報帳流程了，所以也很困惑我們遇到的問題究竟是什麼，不知道該從何處下手，為我們提供說明。
 
因此，我們可以先釐清自己最需要對方解惑的問題是什麼，在Email裡具體說明，提出需要對方給予的協助。

例如：公司或部門有哪些請款項目或類別？要蒐集什麼樣的收據/單據？付款條件和期限又是什麼？…等等。

幫助對方理解我們的問題，等同於幫助自己提升溝通效率，達到溝通目的、實質解決難題。
 
而前文所提的另一個例子：「這場會議是為了啟動跨部門OO專案」，我們則必須先釐清所謂「啟動會議」的目的，是指「公開向大家宣告」就好，或其實是「正式要求各部門的協力配合」？
 
如果答案是後者，為了讓這場會議討論更有效率、讓專案進度往前推進一步，我們必須具體提出本專案所需各部門的協助有哪些？是否有時程上的限制？如何吸引各部門積極協助？

這些都是在會議前，我們可以做的溝通策略布局，為的就是讓會議與專案有效溝通，節省與會人員的時間成本，幫助大家提升工作效率，也間接強化了自己在職場的人際關係。

(如果你曾參與過多次的會議討論，你會了解那些積極促進會議效率的主辦人，對所有與會人員來說，等同於時間造福者)

提升溝通效率，把時間留給自己

在步調愈趨快速的職場裡，「口語溝通」不只是說話技巧、傾聽、同理心。

若要有效強化溝通效果，更需要當作一項專案，​學習策略思考、資源盤整與風險管理，為每一場溝通做好事前準備，提升溝通效率，把時間留給自己！

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正在看這篇文章的你，在生活或職場中也遇到了什麼溝通難題呢？
歡迎在下方留言回覆，讓我們一起拆解溝通困境，提升溝通效率，強化人際關係，成為更好的自己！

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